Organizacija dogodkov je stresen proces, ki zahteva veliko časa in predanosti. Želite prirediti poslovno druženje, novoletno zabavo, božično slavje ali romantičen piknik? V primeru, da nimate znanja na tem področju, lahko na pomoč pokličete podjetje za organizacijo različnih dogodkov. Seveda boste morali plačati kar nekaj denarja, zato vam ponujamo boljšo rešitev. Nadaljujte z branjem in postanite pravi mojster organizacije dogodkov. S pomočjo nasvetov in idej boste čisto sami organizirali dogodek o katerem se bo govorilo še dolgo časa.
Najprej določite cilj vašega dogodka
Kvalitetna organizacija dogodkov se ponaša s premišljenim načrtovanjem, ki je ključ do uspeha. Preden se lotite dela, si zastavite cilj in naredite okviren načrt. Bo vaš dogodek poslovne narave? V tem primeru bo cilj verjetno usmerjen v promocijo izdelka, predstavitev storitve, mreženje ali povečanje prepoznavnosti blagovne znamke. Takim dogodkom je treba posvetiti mnogo več časa, kot zasebnim druženjem s prijatelji in sorodniki.
Izberite primerno tematiko
Tema dogodka je pomemben element pri organizaciji našega dogodka. Možnosti so praktično neomejene. Lahko priredimo poslovno druženje v naravi, novoletno zabavo v soju prazničnih luči, božično druženje s pokušanjem tradicionalnih prazničnih jedi ali pa romantično večerjo s srčki in vrtnicami. Poiščite dekoracijo, ki se bo ujemala z dogodkom in bo navdušila vaše goste. Izberite izvirne dodatke, s katerimi boste popestrili dogajanje. Pomembno je, da tematika ustreza naši ciljni publiki in se ujema tudi z lokacijo dogodka. Organizacija dogodkov bo postala tako zabavna, da boste komaj čakali na novo priložnost za načrtovanje.
Lokacija, ki bo navdušila
Organizacija dogodkov zahteva preudarno izbiro lokacije. Upoštevajte dejavnike kot so število gostov, razpoložljivost, dostopnost in proračun. Za poslovne dogodke boste morali izbrati prefinjeno lokacijo, ki ustreza profilu podjetja in je primerna za vaše visoke goste. Zasebni dogodki bodo bolj sproščeni, zato bodite pozorni predvsem na temo dogodka in letni čas. Slaba vremenska napoved nam velikokrat prekriža načrte, zato izberite prostor, ki bo v primeru dežja omogočal nemoten potek zabave. Preverite tudi kolikšno število parkirnih mest se nahaja na lokaciji in poskrbite za ustrezen prevoz gostov, da se izognete morebitnim težavam.
Okusen meni, ki bo prepričal tudi najbolj izbirčne goste
Hrana je že od nekdaj pomemben del druženja. Izbrali jo bomo glede na tematiko dogodka ter preference in zahteve gostov. Poslovno druženje bodo zaznamovale moderne jedi, na božičnem slavju bomo jedli okusnega purana, novoletno zabavo bodo popestrili raznobarvni koktejli, vaša draga pa se bo na romantični večerji razveselila prikupne tortice v obliki srčka. Zagotovite dovolj hrane in pijače za vse in naj vaša organizacija dogodkov pusti odličen vtis na goste.
Brez zabavnih aktivnosti ne gre
Dogodki so priložnost za spoznavanje, pa tudi za zabavo in druženje. Ni boljšega od interaktivnega pristopa, ki bo navdušil tako potencialne poslovne partnerje kot tudi goste na zasebni zabavi. Organizirajte igre na snegu, tekmujte v postavljanju sneženega moža, organizirajte plesni večer ali pa noč karaok. Možnosti je veliko, pazite le, da bodo igre varne, dobro zasnovane in prilagojene priložnosti ter ciljni publiki. S poslovnimi partnerji se zagotovo ne boste igrali na snegu, zato poiščite prefinjeno igro, ob kateri se boste sprostili in bolje spoznali.
Komunikacija
Jasna in natančna komunikacija s povabljenimi gosti je obvezna za uspeh. Že pred dogodkom jim posredujte točne informacije o datumu, uri, lokaciji, aktivnostmi in okvirno časovnico dogajanja. Organizacija dogodkov ponuja številne možnosti za obveščanje o zabavi. Uporabite različne komunikacijske kanale kot so elektronska in sms sporočila ali klici ter socialna omrežja. Bodite izvirni in oblikujte zanimiva vabila, ki bodo pritegnila radovedne goste. Pošljite jih po pošti ali pa jih izročite osebno in presenetite vaše povabljence.
Nič nas ne sme presenetiti
Pred, med in po organizaciji vedno razmišljajte o vseh detajlih in naj vam nič ne uide. Da bo dogodek popoln, morajo biti urejeni vsi pogoji. Ne pozabite na dovoljenja za hrano in pijačo, glasbo ter uporabo javnih prostorov. Preverite vse zakone ter predpise in poskrbite, da bodo dovoljenja pravočasno v vaših rokah. Pri organizaciji dogodka je na prvem mestu tudi varnost. Bodo na zabavi otroci? Lahko pričakujemo starejše ali gibalno ovirane osebe? So na lokaciji nevarnosti, ki bi lahko ogrozile zdravje in varnost vaših povabljencev? Odstranite vse ogrožujoče dejavnike, pri poslovnih dogodkih pa razmislite tudi o najemu varnostnega osebja.
Samozavestno do popolnega dogodka
Vabljeni, da teorijo končno spremenite tudi v prakso in organizirate najboljši dogodek daleč naokrog. Priprava bo zagotovo zahtevna, vendar vam s pravilno organizacijo in načrtovanjem ne more spodleteti. Upoštevajte ključne korake, kot so določitev cilja dogodka, izbira tematike in lokacije, priprava menija, načrtovanje aktivnosti, komunikacija z gosti, pridobivanje dovoljenj in zagotavljanje varnosti. Čutite, da je organizacija dogodkov vseeno prevelik zalogaj za vas? Brez skrbi, na tržišču najdemo veliko podjetij, ki vam bodo pomagala do popolnega dogodka. Izberite nekoga, ki je samozavesten in bo delo opravil brez težav. Podjetje Agaric.si se že veliko let ukvarja ravno z organiziranjem dogodkov. Pokličite jih na telefonsko številko +386/ (0)2/ 621/ 04/ 12 ali pa jim pišite na elektronski naslov info@agaric.si.